Le Bureau consulaire exerce – exclusivement envers les citoyens italiens résidant à l’étranger de manière permanente ou temporaire – certaines fonctions notariaux prévues par la législation italienne.
Les services notariaux les plus fréquemment demandés auprès d’un Bureau consulaire sont les suivants :
- Procurations
- Testament public
- Actes publics
- Activités d’authentification
Pour avoir force obligatoire en Italie, tous les actes devront être traduits.
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- PROCURATIONS
La procuration est un acte par lequel on donne à une autre personne la faculté d’agir en son nom et pour son compte, et de réaliser les actes nécessaires pour atteindre un objectif déterminé (par exemple, vendre, acheter, administrer, faire une donation, accepter une donation, constituer ou dissoudre une société, demander des publications de mariage, etc.). Les procurations sont divisées en deux catégories :
- Procurations générales : par ces actes, l’intéressé confie au représentant la gestion de tous ses affaires, présentes et futures. La procuration générale est délivrée pour une durée indéterminée.
- Procurations spéciales : par ces actes, l’intéressé confie au représentant la gestion d’une partie de ses affaires. La procuration spéciale cesse d’avoir effet dès que la mission particulière pour laquelle elle a été délivrée est terminée.
Si le mandant est un citoyen étranger, le Bureau consulaire ne peut pas recevoir la procuration. Celle-ci devra être préparée par un notaire local, légalisée auprès du Ministère des Affaires Étrangères, traduite en italien, puis soumise à l’Ambassade pour la légalisation et la certification de conformité de la traduction.
2. TESTAMENT PUBLIC
Parmi les activités propres au Bureau notarial du Bureau consulaire, on trouve la rédaction de certains actes relatifs aux déclarations de dernière volonté des personnes se trouvant à l’étranger. Le testament public est une déclaration de volonté du testateur faite à un fonctionnaire habilité aux fonctions notariales, en présence de deux témoins et rédigée par écrit.
Dans le cas du testament secret, les fonctions du Bureau consulaire se limitent à la réception formelle de l’acte (dont le contenu reste secret) et à son dépôt au Bureau.
Le testament olographe, enfin, ne nécessite pas la rédaction par un fonctionnaire du Bureau consulaire et peut être déposé en tout lieu et auprès de toute personne. Habituellement, il est déposé auprès du Bureau pour éviter sa perte éventuelle et garantir sa publication immédiate après le décès du testateur.
3. ACTES PUBLICS
Il s’agit d’une catégorie d’actes juridiques (comme par exemple l’acte de donation) pour lesquels la loi exige la forme de l’acte public.
4. ACTIVITÉS D’AUTHENTIFICATION
L’activité d’authentification est normalement effectuée par un fonctionnaire public du Bureau consulaire, mais elle peut également être réalisée par un fonctionnaire habilité aux fonctions notariales. Cela concerne en particulier :
- AUTHENTIFICATION DE SIGNATURE : il s’agit de l’attestation par le fonctionnaire public de l’origine d’un acte signé par la personne concernée. Pour procéder à l’authentification de la signature, il est nécessaire de se présenter personnellement au Bureau consulaire avec un document d’identité et son code fiscal.
- AUTHENTIFICATION DE PHOTOGRAPHIE : à cet effet, il est nécessaire de se présenter personnellement au Bureau consulaire avec un document d’identité et trois photographies identiques.
AVERTISSEMENTS
- Il est exclu que le Bureau consulaire puisse fournir des services de conseil juridique. Son avis, si demandé, doit être limité au domaine juridique, en particulier en ce qui concerne la validité des actes qu’il est sollicité de recevoir. Son assistance doit se limiter à la légalité des actes envisagés et non à leur utilité économique.
- Le chef du Bureau consulaire ne peut pas exercer les fonctions de mandataire du client en ce qui concerne la publicité et l’exécution des formalités relatives aux actes qu’il reçoit.
- Tous les actes consulaires sont soumis uniquement aux taxes indiquées dans le tarif consulaire.
Le citoyen italien à l’étranger peut, alternativement, formaliser l’acte auprès d’un notaire public officiellement accrédité dans le pays de résidence. Ensuite, si le pays a adhéré à la Convention de La Haye de 1961 pour l’abolition de la légalisation, il doit faire apposer sur le document l’« apostille » par l’autorité compétente dans le pays de résidence. Si le pays n’a pas adhéré à cette Convention, il devra faire légaliser la signature du notaire par la représentation consulaire italienne.