Servizi notarili

L’Ufficio Consolare esercita – esclusivamente nei confronti di cittadini italiani che si trovano all’estero in via permanente o temporanea – alcune funzioni notarili previste dall’ordinamento italiano.

I servizi notarili più frequentemente richiesti ad un Ufficio Consolare sono:

1. Procure

2. Testamento Pubblico

3. Atti Pubblici

4. Attività di Autenticazione

Per avere efficacia in Italia tutti gli atti dovranno essere tradotti.

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1. PROCURE

La procura è un atto con il quale si dà la facoltà ad un’altra persona di agire in propria vece e rappresentanza ed a compiere gli atti necessari per raggiungere un determinato scopo (es. vendere, acquistare, amministrare, fare donazione, accettare donazione, costituire o sciogliere società, richiedere pubblicazioni di matrimonio, ecc.). Le procure si dividono in due categorie:

• • procure generali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato.
  • procure speciali: con questi atti l’interessato affida al rappresentante la gestione di una parte dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l’incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude.
  • Qualora il mandante sia cittadino straniero l’Ufficio consolare non può ricevere la procura ma essa dovrà essere predisposta da un notaio locale, legalizzata presso il Ministero degli Affari Esteri, tradotta in lingua italiana e, successivamente, presentata all’Ambasciata per la legalizzazione e la certificazione di conformità della traduzione

2. TESTAMENTO PUBBLICO

Tra le attività proprie dell’Ufficio notarile presso L’Ufficio Consolare rientra la redazione di alcuni atti concernenti le dichiarazioni di ultima volontà di soggetti che si trovano all’estero.
Il testamento pubblico è la dichiarazione di volontà del testatore resa ad un funzionario delegato alle funzioni notarili in presenza di due testimoni e redatta in forma scritta.

Nel testamento segreto, invece, le funzioni dell’Ufficio Consolare si limitano al ricevimento formale dell’atto (il cui contenuto rimane segreto) ed al suo deposito nell’Ufficio.

Il testamento olografo, infine, non necessita della stesura da parte di un funzionario dell’Ufficio Consolare e può essere depositato in ogni luogo e presso chiunque. Solitamente esso viene depositato presso l’Ufficio al fine di evitare la possibilità di un suo smarrimento e per assicurarne l’immediata pubblicazione alla morte del testatore.

3. ATTI PUBBLICI

Si tratta di una tipologia di atti giuridici (come ad esempio l’atto di donazione) per i quali la legge prevede la forma dell’atto pubblico.

4. ATTIVITÀ DI AUTENTICAZIONE

L’attività di autenticazione è normalmente svolta da un pubblico funzionario dell’Ufficio Consolare ma può anche essere svolta da un funzionario delegato alle funzioni notarili. Trattasi in particolare di:

1. AUTENTICA DI FIRMA: consiste nell’attestazione da parte del pubblico funzionario della provenienza di un atto da parte del soggetto che lo ha firmato. Per procedere all’autenticazione della firma, è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Consolare con un documento di riconoscimento ed il proprio codice fiscale;
2. AUTENTICA DI FOTOGRAFIA: a tal fine è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Consolare con un documento di riconoscimento e tre fotografie uguali

AVVERTENZE

• E’ escluso che l’Ufficio Consolare possa svolgere attività di consulenza legale. Il suo consiglio, se richiesto, deve essere limitato al campo giuridico, con particolare riguardo alla validità degli atti che gli si domanda di ricevere. La sua assistenza deve limitarsi alla legalità degli atti prospettati e non alla loro utilità economica.
• Il capo dell’ufficio Consolare non può svolgere funzioni di mandatario del cliente rispetto alla pubblicità e alla esecuzione di formalità relative agli atti da lui ricevuti.
• Tutti gli atti consolari sono soggetti unicamente alla tassa indicata nella Tariffa consolare.

Il cittadino italiano all’estero può, in alternativa, formalizzare l’atto presso un pubblico notaio ufficialmente accreditato nel Paese di residenza. Successivamente, se il Paese ha aderito alla Convenzione dell’Aja del 1961 per l’abolizione della legalizzazione, deve provvedere a far apporre sul documento l’«apostille» da parte dell’Autorità preposta nel Paese di residenza. Se il Paese non ha aderito alla Convenzione suddetta, dovrà far legalizzare la firma del notaio a cura della Rappresentanza consolare italiana